Das Unternehmen Schmidt & Schmidt bietet Dienstleistungen zur Apostillierung und Legalisation von öffentlichen Urkunden an, die in Belarus (Weißrussland) ausgestellt wurden.
Die Republik Belarus ist Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Belarus ist dem Übereinkommen im Jahr 1992 beigetreten (Rechtsnachfolge). Demnach sind öffentliche Urkunden aus einem Vertragsstaat in einem anderen Vertragsstaat ohne konsularische Legalisation gültig, sofern sie mit einer sogenannten Apostille versehen sind.
Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.
Eine Apostille in Belarus ist ein viereckiger Stempel mit einer Seitenlänge von mindestens 9 x 9 cm in belarussischer Sprache. Er enthält die verbindliche Überschrift „Apostille“ sowie den Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in französischer Sprache (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Zuständige Behörden für die Erteilung einer Apostille in Belarus
| Staatliche Behörde | Dokumentenkategorien |
|---|---|
| Hauptverwaltungen für Justiz des Minsker Stadtexekutivkomitees und der Gebietsexekutivkomitees | Urkunden, die von Gerichten, Notariatsarchiven und Notaren ausgestellt wurden. |
| Bildungsministerium der Republik Belarus in Minsk | Urkunden von Bildungseinrichtungen (Diplome, Zeugnisse, Anlagen usw.). |
| Abteilung für Archive und Aktenführung des Justizministeriums in Minsk | Urkunden aus den staatlichen Archiven der Republik Belarus. |
| Konsularische Hauptverwaltung des Außenministeriums in Minsk | Alle sonstigen Arten von öffentlichen Urkunden. |
Beim Verfahren zur Anbringung einer Apostille in Belarus prüft und bestätigt die zuständige Behörde die Echtheit der Unterschrift auf der öffentlichen Originalurkunde, die Befugnis des Unterzeichners sowie gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels. Anschließend wird das Apostille-Zertifikat an der Urkunde angebracht. In der Regel wird die Apostille auf der Rückseite des Originals oder auf einem separaten Blatt (Allonge) angebracht, das fest mit der Urkunde verbunden wird.
Die Apostille selbst ist ein quadratischer Stempel, der in der Amtssprache der ausstellenden Behörde ausgefüllt wird. Die französischsprachige Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ ist dabei eine zwingende Voraussetzung für die Gültigkeit der Apostille.
Folgende Dokumente können mit einer Apostille versehen werden
| Apostillierbare Dokumente | Nicht apostillierbare Dokumente |
|---|---|
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Besonderheiten und Anforderungen für die Apostille in Belarus
- Urkunden alten Musters (UdSSR): Standesämter lehnen es in manchen Fällen ab, Originalurkunden aus der Zeit der Sowjetunion mit einer Apostille zu versehen. In solchen Fällen muss zunächst eine Neuausstellung der Urkunde nach aktuellem belarussischem Muster beantragt werden. Wir unterstützen Sie gerne dabei, neue Dokumente aus Belarus schnell und zuverlässig zu beschaffen.
- Zustand der Dokumente: Eine Apostille wird ausschließlich auf Originalurkunden oder – falls das Original selbst nicht gestempelt werden darf (wie z. B. bei Reisepässen oder Führerscheinen) – auf notariell beglaubigten Kopien angebracht. Die Dokumente müssen sich in einem einwandfreien Zustand befinden: Siegel und Unterschriften müssen klar lesbar sein, und es dürfen keine fremden Vermerke, Streichungen oder Aufkleber vorhanden sein. Laminierte Dokumente können nicht apostilliert werden.
- Inhaltliche und formale Anforderungen: Der Text der Urkunde muss klar und deutlich lesbar sein, einschließlich der Unterschriften der Amtspersonen und der Siegelabdrücke. Zwingend erforderlich sind die vollständigen formellen Angaben (Aktenzeichen/Nummer, Datum, Unterschrift, Siegel), die keinerlei Radierungen oder unbeglaubigte Zusätze aufweisen dürfen. Umfasst ein Dokument mehrere Seiten, muss es geheftet, durchnummeriert und mit einem Siegel gesichert sein. Vorhandene Anlagen müssen dem Hauptdokument beigefügt sein.
Erforderliche Unterlagen
- Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Reisepass oder Personalausweis)
- Original der zu apostillierenden Urkunde
- Notariell beglaubigte Vollmacht
- Bei Namensänderung der antragstellenden Person: Kopien der entsprechenden Nachweise (z. B. Heiratsurkunde oder Bescheinigung über die Namensänderung)
Befreiung von der Legalisation und Apostille (Minsker und Kischinjower Übereinkommen)
Gemäß Art. 13 des Übereinkommens über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil-, Familien- und Strafsachen (auch bekannt als Minsker Übereinkommen) sind öffentliche Urkunden im Rechtsverkehr zwischen den Vertragsstaaten von jeglicher Legalisation befreit.
Zu den Vertragsstaaten dieses Übereinkommens gehören neben Belarus auch: Armenien, Aserbaidschan, Georgien, Kasachstan, Kirgisistan, Moldau, Russland, Tadschikistan, Turkmenistan und Usbekistan.
Belarus ist seit 1993 Vertragsstaat des Minsker Übereinkommens. Für die Verwendung belarussischer Urkunden in den genannten Staaten ist daher keine Apostille erforderlich.
Um in Belarus ausgestellte Dokumente in diesen Ländern zu verwenden, genügt in der Regel eine notariell beglaubigte Übersetzung.
Darüber hinaus hat die Republik Belarus das Folgeabkommen vom 7. Oktober 2002 (das sogenannte Kischinjower Übereinkommen) ratifiziert. Im Verhältnis zwischen den Staaten, die das Kischinjower Übereinkommen ratifiziert haben (Armenien, Aserbaidschan, Belarus, Kasachstan, Kirgisistan und Tadschikistan), gelten dessen Bestimmungen, die öffentliche Urkunden ebenfalls von der Apostillierung und Legalisation befreien. Im Rechtsverkehr mit Staaten, die das Kischinjower Übereinkommen nicht ratifiziert haben (darunter Russland und Usbekistan), findet weiterhin das Minsker Übereinkommen von 1993 Anwendung.
Apostille für Bildungsdokumente aus Belarus
Das Bildungsministerium der Republik Belarus versieht Bildungsnachweise mit einer Apostille, sofern diese:
- von allgemeinbildenden Schulen, Berufsfachschulen, Fachschulen oder Hochschulen in Belarus ausgestellt wurden;
- mit dem Dienstsiegel (Wappensiegel) versehen sind.
Die Apostillierung von Bildungsdokumenten erfolgt in Belarus ausschließlich nach vorheriger Terminvereinbarung. Die Buchung des Termins erfolgt über ein spezielles elektronisches Portal unter Angabe der genauen Dokumentendaten.
Konsularische Legalisation in Belarus
Soll eine belarussische Urkunde in einem Land verwendet werden, das dem Haager Apostille-Übereinkommen nicht beigetreten ist (oder wenn zwischen den Staaten das Übereinkommen aufgrund eines Einspruchs nicht gilt), ist eine konsularische Legalisation erforderlich. Eine aktuelle Übersicht aller Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens finden Sie hier.
Die konsularische Legalisation ist deutlich zeitaufwendiger und kostenintensiver als die Einholung einer Apostille. Das Verfahren für in Belarus ausgestellte Urkunden umfasst in der Regel folgende Schritte:
- Anfertigung einer notariell beglaubigten Kopie der Urkunde
- Übersetzung der Urkunde in die Amtssprache des Ziellandes (inkl. notarieller Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers)
- Vorварительная (Über-)Beglaubigung der Unterschrift und des Siegels des Notars durch das Justizministerium
- Beglaubigung der Urkunde durch die Konsularische Hauptverwaltung des Außenministeriums der Republik Belarus
- Abschließende Legalisation durch die Konsularabteilung der Botschaft (oder das Konsulat) des jeweiligen Ziellandes in Belarus
Bitte beachten Sie, dass eine konsularisch legalisierte Urkunde ausschließlich in dem Staat Rechtsgültigkeit besitzt, dessen diplomatische Vertretung den abschließenden Legalisationsvermerk angebracht hat. Eine Verwendung in Drittländern ist damit nicht möglich.
Im Gegensatz zur Apostille können im Wege der konsularischen Legalisation nicht nur öffentliche und notarielle Urkunden, sondern auch Handelsdokumente beglaubigt werden, sofern diese zuvor von der Industrie- und Handelskammer bescheinigt wurden.
Die Gültigkeit der konsularischen Legalisation selbst ist zeitlich unbegrenzt; allerdings kann die zugrunde liegende Urkunde (wie z. B. ein Führungszeugnis) einer gesetzlichen Gültigkeitsfrist unterliegen.
Unterschiede zwischen Apostille und konsularischer Legalisation
Sowohl die Apostille als auch die konsularische Legalisation dienen dazu, die Echtheit einer öffentlichen Urkunde für den Gebrauch vor Behörden eines anderen Staates nachzuweisen. Dennoch bestehen wesentliche Unterschiede im Verfahren und im Geltungsbereich:
| Apostille | Konsularische Legalisation | |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Gilt im Rechtsverkehr zwischen allen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961 (sofern kein Einspruch vorliegt) und wird in allen Mitgliedstaaten gleichermaßen anerkannt. | Erforderlich für Staaten, die keine Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens sind, oder wenn ein Vertragsstaat Einspruch gegen den Beitritt eines anderen eingelegt hat. Gilt nur für das jeweilige Zielland. |
| Verfahrensaufwand | Mäßig. Die Apostille wird direkt von der jeweils zuständigen Behörde im Ausstellungsland der Urkunde erteilt. | Hoch. Das Dokument muss eine mehrstufige Beglaubigungskette (Notar, Justizministerium, Außenministerium und ausländisches Konsulat) durchlaufen. |
| Vorbeglaubigung | In der Regel nicht erforderlich. | Zwingend erforderlich durch die übergeordneten Fachbehörden und Ministerien des Ausstellungslandes. |
| Beteiligung des Konsulats des Ziellandes | Eine Vorlage beim Konsulat des Ziellandes entfällt. | Der abschließende Schritt erfolgt zwingend bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes im Ausstellungsstaat. |
Dokumentenbeschaffung in Belarus
Häufig gehen wichtige Personenstandsurkunden verloren, werden beschädigt oder ausländische Behörden verlangen eine neu ausgestellte Urkunde aktuellen Datums. In solchen Fällen müssen Duplikate (Zweitausfertigungen) bei den zuständigen belarussischen Behörden beantragt werden. Insbesondere für Personen, die nicht mehr in Belarus leben, ist dieses Verfahren oft mit erheblichen Hürden verbunden. Über unseren Service können Sie Urkunden aus Belarus bequem aus der Ferne beschaffen lassen – inklusive anschließender weltweiter Zustellung per Kurierdienst.
Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus Belarus
Kopien und Zweitausfertigungen von Personenstandsurkunden können entweder vor Ort in Belarus (mit notarieller Beglaubigung) oder durch einen beeidigten bzw. ermächtigten Übersetzer im Zielland in die jeweilige Amtssprache übersetzt werden. Wir bieten Ihnen fachgerechte, notariell oder gerichtlich beglaubigte Übersetzungen Ihrer Dokumente inklusive aller erforderlichen Überbeglaubigungen an. Die Kosten richten sich dabei nach dem Textumfang des jeweiligen Dokuments.
Muss die Übersetzung ebenfalls mit einer Apostille versehen werden?
Jede ausländische öffentliche Urkunde, die in einem anderen Staat vorgelegt werden soll, bedarf einer entsprechenden Beglaubigung. Wichtig für die Praxis im deutschsprachigen Raum:Wird eine bereits apostillierte Urkunde in Belarus übersetzt und dort notariell beglaubigt, gilt diese Übersetzung im Ausland wiederum als ein ausländisches notarielles Dokument, das theoretisch einer eigenen Apostille bedarf. Zudem erkennen viele deutsche, österreichische und Schweizer Behörden im Ausland angefertigte Übersetzungen grundsätzlich nicht an. Um unnötige Kosten und Ablehnungen zu vermeiden, empfiehlt es sich dringend, die Übersetzung erst nach der Apostillierung der Originalurkunde direkt im Zielland (z. B. durch einen in Deutschland öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer) anfertigen zu lassen.
